应用文基本知识：公文格式
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1.行政公文格式概念：行政公文格式是指行政公文的纸张格式、纸张规格、印刷规格的总和。
2.行政公文格式的内容：2001年1月1日生效的《国家行政机关公文处理办法》第3章第10条对行政公文格式作了规范性规定：“公文一般由密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文机关编号、发文机关、标题、主要发文机关、正文、附件说明、书写日期、印章、注释、附件、主题词、现行行政公文的格式[除命令(令)、公告、通知、会议纪要等]组成。]一般由三部分组成：纸张格式、纸张格式和打印格式。
行政公文的书写格式分为眉、体、版三个部分。公文首页红色反转线(也称“区间横线”)上方放置的所有元素统称为眉头；放置在红色反转线以下的所有元素(不包括红色反转线)统称为主体；主题词(包括主题词)以下的所有元素统称为版本注释。
(1)眉头：眉头又称公文头，位于公文首页的上方，印有套红，占首页的三分之一或五分之二；一般由密级、保密期限、紧急程度、发证机关标识、发证文号、签发人、红色反线等组成。
保密级别和保密期限。为有效保障公文传输和处理过程中的国家秘密安全，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。秘密文件分为绝密、机密、秘密三个级别，其中“绝密”、“机密”文件还应注明份数。
紧急程度。紧急文件应根据紧急程度分别标记为“紧急”和“紧急”。如果同时需要识别密级，则紧迫性较低，密级较高。
发证机构的标识。发行机构，也称为版头，在文件的中间用红色标出。一般有两种形式：一种是由发文机关名称和“公文”组成，如“北京市人民政府公文”；另一种是只注明发证机关名称(适用信函格式)，如“x x省人民政府”。发证机关的名称应称为全称或标准化名称。如果是几个单位联合行文，主办机关应该排第一。
文件编号。它由三部分组成：代字、年份、发证机关序号。联合行文一般只注明主办单位发文字号。
颁发者。签发人是指代表签发机关批准和签发公文的负责人，是公文生效的具体责任人。向上书写(包括提交的“请求”、“意见”和“报告”)应在首页注明发行人和会签人的名称。
红色交叉线(也称为“区间水平线”)。红色反转线是一条粗红线，位于文件主要部分的“文章编号”和“标题”之间，将文件的标题部分和主要部分分开。一般政府公文用红线标注，党政公文用红五星标注在红线中间。
(2)主题：是文件的主体部分，包括标题、正文、附件说明、书写日期、印章、注释、附件八个部分。
标题。公文标题的三要素：一个完整的公文标题由三个部分组成：签发机关、事由和语言。比如《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》(国办发〔1999〕61号)，发证机关是“国务院办公厅”，理由是“表彰奖励中国女足”，用语是“通知”。
公文标题的核心要素：“体裁”是公文的核心要素
公文标题除了三要素齐全的完整标题形式外，还可以采用省略标题形式。省略标题包括以下三种情况：一是省略了发文机关的标题，如《关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动的意见》，一般都有带公文头的公文(主要是指上面的正文)，不需要发文机关重复标题；二是省略原因仅由发行机关和语种组成的标题，如《_____主席令》、《中国人民银行通告》等。三是省略了发文机关和发文理由，只有一个要素的标题，如《通告》、《公告》等，一般适用于内容单一的已发布、知情的公文。
注：除法律法规名称和书名外，公文标题一般不使用标点符号。转发文本，除已批准的规范性文件有标题外，不增加原标题的标题。
转发上级机关的文件，如果标题过长，可以准备一份转发原因的总结；如果是逐层转发的文件，只能转发发起机关的名称。
示例：
1.国家税务总局转发了国务院《关于做好税制改革工作的通知》的文件，由自治区地方税务局转发给各盟市地方税务局。当各盟市地税局再次转发时，写的是《通辽市地方税务局关于转发内蒙古自治区地方税务局关于转发国家税务总局关于转发国务院关于做好税制改革工作的通知的通知的通知》。怎么修改？
2.如果标题太长或中间需要停顿，可以用空格或新行表示。例如，国务院关于依靠科技振兴农业和加强农业科技成果推广的决定
主送机关：指负责办理和回复公文的主受机关，应使用全称或规范的简称和通称。
下级向上级发出的指示或报告，一般只写一个主送机关。双重领导下的下级机关请示上级时，也要确定一个主要派出机关，其他以抄送形式派出，避免出现职责不清、拖延的现象；对于上级机关向下级机关发出的文件，主要发送机关应当按照法定或者既定的惯例进行排序。比如通辽市人民政府下发的一般文件可以是“旗、县、市、区人民政府，市政府各委、办、局”；所有直接向社会或群众公布的官方文件、法规、章程，一般不是由主送机关撰写。如通知、公告等。
正文：是行政公文的核心部分，用于表达特定的思想内容。文本应根据写作风格和写作意图选择合适的表达方式和结构。在文件格式规范、书写关系正确的前提下，一份文件的水平和效果取决于文本的起草。
文中的人名、地名、数字、引语要准确。引用公文要先引用标题，再触发文号；被引用的外文应当注明其中文含义。文本写作要求：
一是符合国家法律法规、党和政府的方针政策、上级有关规定。
第二，要有针对性，即以事实为依据，分析问题，有针对性。
第三，一般要处理一件事，原因要集中、明确、有重点。
第四，文笔有逻辑，层次清晰，条理清晰。
第五，具体措施或意见要实事求是，明确具体，可操作性强。
第六，语言要准确、简洁、规范。
公文中的数字：公文中的数字除了书写日期、某些结构层次的数字以及在词、短语、成语、成语、缩略语、修辞语句中作为语素使用的数字外，应使用阿拉伯数字
文本层次识别方法：
第一层使用“一”、“二”、“三”.
第二层使用“(1)”“(2)”“(3)”.
第三层用“1”。"2.""3.".
第四层使用“(1)”、“(2)”和“(3)”.
附件描述：如果官员中有附件
书面日期：指公文完成定稿的时间，是公文生效的标志。书面日期以负责人出具的日期为准，联名书面以最终发证机关负责人出具的日期为准。会议讨论和通过的决定、会议记录和其他正式文件以通过日期为准。电报以发送日期为准。
书写日期标记在文本的右下部分，右空有四个字符。年、月、日用汉字标注，“零”写成“o”，如“2002年10月1日”。
印章：是公文法律效力的标志之一。除会议纪要和电报外，公文应加盖公章。共同提交的公文，应当由主办机关盖章；联合发文，发文机关应加盖印章。单个机关签发的公文，不在签字处签签发机关名称，只标注书面日期。印章应在距正文一行以内，日期应压下，印章应为红色；联名书写需要加盖两个印章时，应开启书写日期，左右七个字，组织者印章在前，两个印章压在书写日期上，不相交或相切；联合行文并需要加盖三个以上印章的，应当按照加盖顺序将发文机关名称(简称)排列在相应位置，并加盖印章。
当文档版式中留下的空白不能使印章位置留空时，应采取措施调整行距和字距，使印章和文字在同一页上，不应采用标注“本页无文字”的方法。
注：指其他需要说明的事项，包括说明沟通范围(如“此片送至县团级”)、使用方法(如“此片可转载”)、说明文中出现的术语等。或者在使用请求语言时指明联系人的姓名和电话号码。
笔记标注在书写日期下一行，留空，用括号标注。
附：是附在正文后对正文进行补充说明的文字材料或图表材料，是公文的重要组成部分。有些公文因为内容需要，不方便写进正文，所以以附件的形式表达。不是每个公文都有附件。
常见的附件有两种：一是随文件颁布、批准(转发)、报送的书面材料，实际上是公文的主要内容，而主文件只起到批准颁布、批准转发、报送或批注的作用，此类附件与公文具有同等效力。二是补充、解释、说明文本内容的材料，如代表名单、数字报告、图文资料等。作为正确理解和执行公文的参考。
附件应与公文正文装订在一起，附件左上角第一行上方应标明“附件”，有序号的应标明序号；如果不能装订在一起，应在附件左上角第一行的上方标注文件编号，后面标注附件(或序号)。
(3)版本注释：版本注释又称文末，位于公文最后一页的下方，包括主题词、复制权限、签发权限、签发日期三个要素。注释的最后一个元素放在最后一行。
主题词。主题词是准确表达公文主题和类别的标准化名词或名词短语，是将公文信息输入计算机的信息符号。因为根据地区局文件精神，从今年起，系统内部文字不再标注主题词，因为全区办公自动化系统已经开通，不再需要标注主题词。但是，系统外书写还是要标注的。注意：文档的索引一般不超过6个关键字。
cc机关：指需要执行或知道t的机关
发证机关和发证日期。大部分发证机构不出现在书写机构名称中，只使用机构的办公室(厅)名称。发证机关位于抄送机关之下，占据一线位置。签发机关为空，签发日期为空。发布日期以公文付印日期为准，并以阿拉伯数字标注。
