实施意见、指导意见是法定正式公文文种吗?
意见是公文的文种之一，适用于对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法。个人认为，从力度上讲，意见弱于通知、办法、决定等。指导意见和实施意见表明的都是一种意见和建议。前者是宏观层面，后者是微观层面。前者是提要求，后者是抓落实。前者是定原则，后者是定方法。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。细则也称实施细则，是有关机关或部门为使下级机关或人员更好地贯彻执行某一法令、条例和规定，结合实际情况，对其所做的详细的、具体的的解释和补充。细则一般由原法令、条例、规定的制定机构或其下属职能部门制定，与原法令、条例、规定配套使用，其目的是堵住原条文中的漏洞，使原条文发挥出具体入微的工作效应。因此我觉得两者有较大区别。实施意见是指导性的，为的是定措施、抓落实；而实施细则则是解释性的。
公文写作中意见，决定，通知有什么区别？
通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。通报用于表彰先进，批评错误，转达重要精神或者情况的下行文。函适用于不相隶属机关之前的洽谈工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。意见提出意见和解决办法的公文，可以下发意见，上报意见，平行意见。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的文件。决定一般以领导机关或者团体的名义做出，要下级机关，团体知道或执行。公告适用于向国外宣布重要事项或者法定事项的公文。通告是党政机关，社会团体或者企事业单位在一定范围内公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项时使用的周知性文件。
在公文中，经常碰到实施意见和实施细则，这两种公文的写作有什么区别呢？
意见是党政机关公文的一种，细则则不属于。
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
细则也称实施细则，是有关机关或部门为使下级机关或人员更好地贯彻执行某一法令、条例和规定，结合实际情况，对其所做的详细的、具体的的解释和补充。细则一般由原法令、条例、规定的制定机构或其下属职能部门制定，与原法令、条例、规定配套使用，其目的是堵住原条文中的漏洞，使原条文发挥出具体入微的工作效应。
因此我觉得两者有较大区别。实施意见是指导性的，为的是定措施、抓落实；而实施细则则是解释性的。
意见的正文一般由开头、主题、结尾组成。
开头，概括性说明制定意见的缘由，目的或依据。常用“现提出如下意见”作为承启语转入意见的主体部分。
主体，主体部分解决“如何认识”和“如何解决”这两个问题。结构安排上应先写原则性指导意见，后写具体性指导意见；先写理论性认识，后写解决办法。内容较多篇幅较长的意见，可以用序号或小标题形式排列，以使结构更清晰明朗。
结尾，上报的意见，结尾可提出请求批转的要求，如“以上意见如无不妥，请批转各地（单位）执行。”下发的意见一般要求下级结合实际情况贯彻执行，有的还可以提出在贯彻执行中遇到的困难和问题及时上报或结合本单位实际情况制定具体实施方案的要求。
意见写作应注意的问题
1.意见是就贯彻执行上级精神提出带有宣传、引导、说明、阐释意义的指导性文件，语气要相对缓和，不应使用命令行的强制口气。
2.意见中较多地使用说理的表达方式，但说理要求简明，不应用写论文或宣传材料的手法做全面论述。
3.意见大多是就现实工作中出现的新情况、新问题，经过调查研究，提出解决问题的思路和办法。因此，意见的写作要注意选题，深入调查研究，掌握第一手资料。
如 关于XXXXXXX的意见
XXXXXX：
为了XXXXXXXX, 按照XXXXXX, 让XXXXXXX，现提出如下意见：
1.
2.
3.
4.
5.
...... ...... ......
二〇〇X年X月X日
实施细则
一、定义
细则也称实施细则，是有关机关或部门为使下级机关或人员更好地贯彻执行某一法令、条例和规定，结合实际情况，对其所做的详细的、具体的的解释和补充。细则是应用写作研究的主要文体之一。
细则一般由原法令、条例、规定的制定机构或其下属职能部门制定，与原法令、条例、规定配套使用，其目的是堵住原条文中的漏洞，使原条文发挥出具体入微的工作效应。
（一）细则的含义。细则是有关机关为实施某一法律、法规、规章而制定的详细具体的法规性文书。
国家的有关法律或上级机关发布的有关条例、规定等，在具体环节上不可能面面俱到，需要相应的管理部门结合实践再作补充和阐释。另外，不同地区不同单位在实行某一法规的时候，充许结合本地区本单位的情况进行具体的处理。因此，有些法规在发布的时候，就在结尾外特意说明：“本条例(规定)由××部门负责解释”，或者“各地要结合本地区的情况，制定出实施细则，并于×月×日前报××办公厅”。这些都显示了细则这种文体的必要性。
（二）细则的特点：1．派生性。细则不是一种独立存在的法规性文书，它必须以某一法律、法规为前提，是某一法律、法规的派生物。如：有了《中华人民共和国台湾同胞投资保护法》，才会有随后产生的《中华人民共和国台湾同胞投资保护法实施细则》。
细则作为法律、法规的派生物，只能是对原文的补充、阐释和细节化，使相关法律和法规更详尽、周密和具体，而不能超出原法律、法规的内容范围，更不能自行其事，另立法规。
2．解释性。细则要对原法律、法规的重要词语、规定事项给以阐释，使其含义更明确、具体，更具有可行性。
3．补充性。细则还要对原文不够详尽的地方进行补充。补充之后，大大增强了规定的可行性。
4．详细性。细则还有一大特点就是特别详细，这一点在文种名称中已经显现出来了。
二、细则的写法
(一)标题和日期。1．标题。细则的标题由原法规名称加“实施细则”或“施行细则”组成，如《中华人民共和国安全法实施细则》。
2．日期和制发机关。在标题之下正中，加括号标注发布日期和制发机关名称，或者批准、修订日期和机关名称。随命令、通知等颁布的细则，可不列此项。
(二)正文。正文是细则的主体部分，要对某一法律、法规的实施作具体、周密的阐释、补充和规定，但不得超出原法律、法规的基本内容。
细则的正文有两种写法，一种是章条式写法，一种是条款式写法。
1、章条式写法。这种写法适用于内容较多的细则。全文分为三大部分，分别是总则、分则、附则。
总则是开头部分，主要用来说明制定细则的根据、目的、指导思想、基本原则、实施机关等。总则一般排为第一章，分若干条。
分则是细则的主体部分，分若干章，每章再分若干条。分则用来对原法律、法规进行解释、补充，作出细致周密、切实可行的规定。
附则是细则的结尾部分，主要用来提出执行要求。
2、条款式写法。这种写法不分章，直接列条，适用于内容较简单、篇幅较短的细则。根据、目的、基本原则、指导思想等内容，写入前几条；解释、补充和规定，写在中间，条款最多；执行要求写在最后。
从具体工作角度出发，谈谈公文传阅过程中应注意哪些事项
一、对公文处理流程及传阅技巧实施分析的背景
随着市场竞争压力的增大，企业领导对信息掌握及信息质量的要求越来越高，而公文处理是信息来源的重要方式之一，这样给承担公文处理业务的办公室文书工作提出了更高的要求。对公文处理流程及传阅技巧的分析是适应办公自动化建设的需要、是提高公文处理质量的需要。
就公文处理流程来说，传统的基于纯手工的公文处理方式，由于受工作繁琐，效率低，公开度、透明度不够的影响，正逐渐被新的办公方式所代替，从外来文处理流程，到发文处理流程，均融入了先进的计算机网络系统，使公文处理流程更加优化、趋于合理，使公文处理自动化程度越来越高。
就公文传阅来说，企业公文传阅与事业单位、政府机关等部门的公文传阅有所不同，尤其是煤矿企业领导各种事务繁杂，安全生产压力大，牵涉精力多，因此，给我矿公文传阅工作提出了更高的要求。公文传阅的成功与否，直接影响着领导掌握信息的质量，判断公文传阅成功的标准是指是否让领导能够在精力最充沛集中的时间里，以最佳的思考角度，完全领悟文件的精神，进一步开拓思路，进而对本单位的工作部署安排有所借鉴、启迪、指导等。
二、对公文处理流程及传阅技巧实施分析的具体内容
（一）公文处理流程分析
我矿公文处理主要包括外来文和内部发文。外来文主要指公司来文，外来文办理又称收文办理，收文办理指对矿外来文的登记、拟办、批办、承办等过程；发文办理指对矿内发文的拟稿、审核、核稿、签发、登记、印发等过程；文件管理是指矿办公室档案管理人员对形成或办结文件的接收、整理、保管和提供使用等工作。
（二）公文传阅技巧分析
公文传阅是指办公室文书将需要领导阅知的公文集中在一起呈送给领导，让领导集中领会上级文件精神、掌握信息、交流认识、统一思想和智慧的过程。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆公文传阅不仅仅是将文件呈送给领导阅毕，再取回的简单过程，它还需要一定的方法和技巧，使公文达到最佳的传阅效果。
1.公文呈送要选择好时间
公文呈送，不是随便地找个时间将文件放到领导办公室就可以的，它要求文书必须掌握领导的工作规律、工作动态和作息时间。比如，领导正在办公室集中精力开会，你突然冒失地闯了进去，虽然你送文件不错，但领导肯定会因此而打断思路，直到你走后，领导的思路也不会马上转移到会议的中心议题上来。因此，给领导呈送公文一定要选择好时间。一般要选择领导不在的时间。这样，既惊动不了领导，又让你有时间做一下文件的整理工作。另外，给领导呈送公文时，还要进一步考虑到领导的最佳精神状态问题。
2.公文要根据内容重要程度依次摆放
给领导送文件，不是将文件简单地放到领导办公桌上就完事了，还要注意一下公文的摆放顺序问题。如果随意地摆放，领导即使看了，也不会达到最佳的阅知效果。按文件内容的重要程度，将最重要的文件放在最上面，以此类推（文件传阅一般不是单份的文件，往往是多份文件一起传阅）。因为，根据一个人的阅读习惯和特点，往往开始阅读时精力会很集中，时间一长，注意力就会慢慢减退。如何确定文件的重要性，这就需要文书人员必须先阅读一下文件的内容，将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面，而那些关系不大，甚至没有多大关系的文件放到最后。同时，如果一些文件的内容有内在的联系，比如省管理局下达了如何加强安全生产的文件，如果公司里紧接着也有相应的实施意见和精神等，应该将它们放在一起，这样领导阅读起来能够有所借鉴、对照、启发，能够达到最佳的思考角度和效果。
3.公文要趁领导不在时取回
领导阅知完毕，文书人员应及时地将文件取回。要选择领导不在办公室的时间取，这样也能避免打扰领导的办公思路。总之，一个原则，就是尽量不要无谓地去干扰领导的办公时间，除非有紧急情况。文件取回后，由于领导看完后的顺序已经打乱了，所以，还必须将文件重新按以前的顺序摆放后，再呈送给下一位领导。如果领导有批示意见，还要及时地去办理。另外还要清点一下文件的份数是否和开始登记的一致。如果发现文件有缺失，还要及时询问领导，追查下落，直到找到为止。
三、对公文处理流程及传阅技巧实施分析的意义
（一）完善公文处理程序
通过实施分析，从中发现出问题，总结出经验，对公文处理流程的各个环节及传阅技巧的方式、方法进行修订完善，使公文处理流程更加科学合理、更加符合实际，使公文传阅技巧更胜一筹、更有利于领导领会文件精神，掌握信息，果断决策。
（二）明晰责任，加快效率，提高质量
公文处理全过程均有相关部门和责任人负责，办公室文书可按照领导要求、根据具体情况对其进行催办操作，不至于因为偶然原因而出现公文积压情况。下发文件通过矿内部OA系统发布后，属电子公文，此类公文可不受时间与空间的限制，用户可在权限范围内24小时查询利用文件，大大提高了工作效率。公文传阅中把文件摆放顺序、取回时间及呈送时间等关键事项运用于实际，使公文传阅质量明显提高。
（三）降低办公费用
自从有了电子公文，纸制文件的印发量大大降低。个别基层单位需要文件时，可通过网络传输，节约了纸张。管理人员自动化办公观念及节能意识明显增强。
实施方案和实施意见的区别
法律分析：实施意见一般是根据上级提出的“意见”、发出的“通知”、作出的“决定”等文件精神而拟定的；而实施方案往往根据上级提出的“意见”或“实施意见”来制定。. 实施意见一般侧重于宏观方面，提出总体目标、基本任务和内容范围，较少提出特别具体的目标任务，相对比较概括。. 而实施方案则往往侧重于微观，要提出具体细化的目标 或分阶段目标，甚至要制定量化指标。. 总之，如果说“实施意见”是指南针的话，那么“实施方案”就是路线图.法律依据：《中华人民共和国政府信息公开条例》 第七条 各级人民政府应当积极推进政府信息公开工作，逐步增加政府信息公开的内容。第八条 各级人民政府应当加强政府信息资源的规范化、标准化、信息化管理，加强互联网政府信息公开平台建设，推进政府信息公开平台与政务服务平台融合，提高政府信息公开在线办理水平。第九条 公民、法人和其他组织有权对行政机关的政府信息公开工作进行监督，并提出批评和建议。
实施方案与实施细则的区别
法律分析：1、定义不同实施细则：细则也称实施细则，是有关机关或部门为使下级机关或人员更好地贯彻执行某一法令、条例和规定，结合实际情况，对其所做的详细的、具体的的解释和补充。细则是应用写作研究的主要文体之一。实施方案：实施方案是指对某项工作，从目标要求、工作内容、方式方法及工作步骤等做出全面、具体而又明确安排的计划类文书，是应用写作的一种文体。实施方案其中最常要用到是项目实施方案2、特点不同实施细则：细则多是主体法律、法规、规章的从属性文件。实施方案：广泛性，实施方案的应用很广泛，适用范围广。从适用的主体来看，既可以是各级的党政机关，也可以是企事业单位和各种社会团体。从实施方案的内容来说，涉及政治、经济、文化及人们的生活等各方面的内容。法律依据：《中华人民共和国立法法》第五十一条 全国人民代表大会及其常务委员会加强对立法工作的组织协调，发挥在立法工作中的主导作用。第五十二条 全国人民代表大会常务委员会通过立法规划、年度立法计划等形式，加强对立法工作的统筹安排。编制立法规划和年度立法计划，应当认真研究代表议案和建议，广泛征集意见，科学论证评估，根据经济社会发展和民主法治建设的需要，确定立法项目，提高立法的及时性、针对性和系统性。立法规划和年度立法计划由委员长会议通过并向社会公布。全国人民代表大会常务委员会工作机构负责编制立法规划和拟订年度立法计划，并按照全国人民代表大会常务委员会的要求，督促立法规划和年度立法计划的落实。第五十三条 全国人民代表大会有关的专门委员会、常务委员会工作机构应当提前参与有关方面的法律草案起草工作；综合性、全局性、基础性的重要法律草案，可以由有关的专门委员会或者常务委员会工作机构组织起草。专业性较强的法律草案，可以吸收相关领域的专家参与起草工作，或者委托有关专家、教学科研单位、社会组织起草。第五十四条 提出法律案，应当同时提出法律草案文本及其说明，并提供必要的参阅资料。修改法律的，还应当提交修改前后的对照文本。法律草案的说明应当包括制定或者修改法律的必要性、可行性和主要内容，以及起草过程中对重大分歧意见的协调处理情况。第五十五条 向全国人民代表大会及其常务委员会提出的法律案，在列入会议议程前，提案人有权撤回。第五十六条 交付全国人民代表大会及其常务委员会全体会议表决未获得通过的法律案，如果提案人认为必须制定该法律，可以按照法律规定的程序重新提出，由主席团、委员长会议决定是否列入会议议程；其中，未获得全国人民代表大会通过的法律案，应当提请全国人民代表大会审议决定。第五十七条 法律应当明确规定施行日期。第五十八条 签署公布法律的主席令载明该法律的制定机关、通过和施行日期。法律签署公布后，及时在全国人民代表大会常务委员会公报和中国人大网以及在全国范围内发行的报纸上刊载。在常务委员会公报上刊登的法律文本为标准文本。
公文处理中的常见问题及对策研究
公文处理中的常见问题及对策研究 作者/李军 行政机关的公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具， 是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文处理体现在行政机关的工作决策、部署及抓落实、为基层群众办实事等各项工作中，涵盖了行政活动的全过程， 一定程度上反映了机关的工作作风， 直接影响着行政效率。 一、公文处理中的常见问题 （一） 忽视协商会签环节。公文中有涉及其他部门的事项， 主办部门没有与有关部门充分协商， 就直接报送上级机关审批。比如，涉及财政资金问题没有征求财政部门的意见，涉及项目规划问题没有与发展改革部门协商，涉及编制机构问题未与编办协商， 涉及表彰评优问题， 没有征求人力资源和社会保障部门的意见等。或者虽然协商但未取得一致意见， 主办部门在报送上级机关审批时， 没有吸收有关部门意见， 或者没有提出建设性意见。此类公文上级机关无法及时审批， 需要退回报文单位， 取得一致意见后重新上报。 （二） 直接报送领导者个人。有的公文未经上级机关领导指定， 将应报送上级机关的公文直接报送领导个人。在公文处理中， 有些省直部门负责人在本机关信笺纸上直接指示“呈××副省长审批”， 从而常常出现越过省政府办公厅秘书处直接呈送省领导的现象。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，“除上级机关负责人直接交办事项外， 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文， 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。” 直接报领导者个人， 常常导致收文机关无法跟踪公文的运转过程， 更无从查询公文的办理情况， 形成“飞行件” 和“横传件”。 （三） 越级行文。各级行政机关不得越级请示问题和报告工作。部门所属单位需要请示问题， 一般应向主管部门请示； 确需向上级机关请示的， 再由主管部门向上级机关行文。实践中， 仍有一些单位不通过主管部门，直接向省政府行文。如××公司《关于调整×××有限公司董事及监事的请示》， 没有报经主管的省有关部门， 就直接报送给了省政府。《党政机关公文处理工作条例》规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文， 特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。” （四） 公文标题不规范。公文标题一般由发文机关名称、内容和公文种类三部分组成。除发布或转发规章性公文加书名号外， 一般不用标点符号。公文标题要概括公文的主要内容， 还要选准文种， 好的标题能使人迅速了解文件的主旨和要义。实际工作中， 公文标题常常存在着五个方面的问题： 一是标题不规范， 没有发文机关名称。(文秘工作 )如省某部门报送的《关于赴港澳考察的报告》， 应为《××厅关于××代表团赴港澳考察的报告》。二是标题过长， 有的公文标题长达50 多个字。如省直某部门报省政府的《河北省××厅关于在全省七大水系主要河流实行跨界断面水质考核并试行扣缴生态补偿金政策的通知》， 共52 个字， 可改为《河北省××厅关于实行跨界断面水质目标责任考核的通知》， 减少了27个字， 显得更简洁， 概括性更强。三是标题中出现两个以上“关于” 两个以上“通知”，如《河北省××厅关于转发××市关于制止滥占用土地的通知的通知》等。四是有的公文标题使用了多个标点符号。五是公文标题中文种使用错误， 如××局报送省政府的《关于我省海上搜救应急预案有关问题的说明》、××局《关于有关煤矿营业执照收缴情况的汇报》， 其中的说明、汇报都不是文种。 （五） 公文中的各种名称、引用不规范。公文中涉及法律规章时， 没有先列全称， 注明简称， 而是直接引用简称， 如《中华人民共和国行政许可法》（以下简称《行政许可法》） 不能写成《行政许可法》。有的机关名称随意使用简称， 如将“省住房和城乡建设厅” 简称为“省住建厅”、省食品药品监管局简称为“省食药监局” 等， 没有使用规范的简称。 （六） 公文密级标注随意性强。有的部门没有参照上级政府或部门同类文件的密级划分界限， 随意自定密级。有的公文在报批时，将密级定的很高， 既增加了公文处理的难度，也增加了档案管理的难度。有的公文标注密级时， 没有注意保密期限， 如机密☆5 年， 个别公文甚至左边标注“秘密”， 右边标注“内部资料”， 使收文单位不知该按涉密文件管理还是按内部资料处理。 （七） 附件不全。有的公文中提到根据省领导同志的批示或会议纪要起草的， 但报送省政府的公文没有附上省领导同志的批示件或会议纪要， 有的`缺少需要贯彻的上级文件的复印件等。由于缺乏相应的背景材料， 增加了公文处理的困难， 稍有疏漏， 就会失去公文处理的连续性和一致性。 （八） 印章使用不规范。有的印章与发文机关标示不符， 如发文机关是××厅， 印章却是××厅办公室。有的印章位置随意性强，不居中、不端正、不规范， 有的联合行文的印章相交、相切等。 二、问题产生的主要原因 （一） 部门和单位领导重视不够。有的部门领导不重视机关公文处理工作， 不了解《党政机关公文处理工作条例》的规定， 忽视机关公文处理工作的程序化、规范化和制度化建设， 致使本单位的公文存在这样那样的问题。 （二） 工作制度不健全。《党政机关公文处理工作条例》明确规定， 各级党政机关办公室（厅） 主管本机关的公文处理工作， 并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。实际工作中， 很多部门办公室或秘书科只是负责公文的编号、收发工作， 而对公文内容、体例格式等方面的问题未予以重视。 （三） 学习培训交流少。公文处理是幕后工作， 没有轰轰烈烈的业绩， 由于任务繁重，没有时间性和规律性， 从业者长期处于高度紧张状态。但是， 公文处理工作要求严谨细致、规范高效， 需要时刻保持清醒的头脑。有的部门不重视公文处理工作， 文秘人员长期在本职岗位上默默奉献， 系统学习培训和交流的机会少， 长期以来按着老套路、老办法来处理； 有的部门文秘人员流动较快， 许多新手对公文处理业务不熟悉， 致使不能按规定制度办事， 忽视公文处理的程序化、规范化和制度化， 甚至出现一些低级错误。 三、做好公文处理工作的改进措施 （一） 领导重视是关键。领导重视是做好公文处理工作的关键。公文处理工作既辛苦又繁杂， 看似平凡却很重要。因此， 部门和单位领导要积极创造条件， 支持文秘工作人员大胆开展公文处理工作， 对不按公文处理规定报送的公文， 要主动退回报文单位， 力争做公文处理工作制度化、程序化和规范化的带头人。 （二） 制度建设是根本。制度具有根本性和长远性。公文处理工作政策性、程序性较强， 工作环节多， 时限紧， 要求高。要使公文处理工作有章可循、有据可依、责任明确，就必须从制度建设入手， 建立一套科学有效的机制。各级行政机关要按照《党政机关公文处理工作条例》的要求， 结合本单位实际，从公文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复、保密到立卷、归档、销毁等程序， 都要建立健全本机关公文处理的各项制度和工作流程， 切实发挥好机关文秘部门在公文处理中的作用， 在实际工作中以制度规范行为， 确保公文处理严谨、细致、高效。近年来， 河北省政府办公厅先后制定了《河北省人民政府办公厅公文运转规则》《河北省人民政府办公厅关于进一步规范机关公文办理程序及版头文笺使用的通知》等5 个公文处理方面的文件， 严格遵循“来文即办、日清日结” 的原则， 使机关公文处理工作有章可循、有据可依， 确保了机关公文的快速传递、高效运转。 （三） 责任意识是核心。公文的实用性、指导性和权威性决定了从事公文处理工作的人员必须树立较强的责任意识。从事公文处理的人员必须对工作一丝不苟， 切实履行岗位职责， 因为任何一点疏漏， 都有可能带来负面影响， 甚至造成不可挽回的损失。公文的实用性和时效性决定了讲求效率是公文规范化建设的基本原则。如果时过境迁， 公文就失去了价值。为此， 公文处理工作人员必须增强责任心， 规范公文处理工作流程， 牢固树立“急件急办、特件特办” 的责任意识，确保不压、不误、不漏办任何一件公文， 切实提高公文处理效率。 （四） 学习培训是保证。做好公文处理工作， 需要培养一支高素质的专业队伍。文秘人员一般为本部门本机关服务， 外出学习交流的机会较少， 长期按老套路办事， 对公文处理中出现的新问题新现象缺乏研究， 一定程度上影响了公文处理的效率和质量。首先，要经常学习上级机关和本部门的规章制度，时刻提醒自己按制度行文， 从根源上保证公文处理的程序化、规范化和制度化。其次，针对公文处理中存在的新问题、新现象， 要与同行多交流、研讨， 共同提高。最后， 上级机关文秘部门要加强对下级机关文秘工作的业务指导， 经常组织所属部门和单位开展公文处理培训和讲评活动， 一方面针对本系统公文中存在问题定期或不定期开展业务培训， 另一方面开展面对面的业务交流和学习探讨， 使公文处理人员在学习交流和培训中得到提高， 从而提高本系统和本部门的公文处理水平， 为转变机关作风、提高工作效率奠定基础。 （作者单位：河北省政府办公厅）
当前公文处理工作中的常见问题与对策
当前公文处理工作中的常见问题与对策 方玉军 公文处理工作是办公室工作的—项重要内容。做好公文处理工作是各单位、各部门规范、健康向前发展的关键。纵观当前公文处理工作实际，仍有部分单位或多或少存在这样那样的问题。因此，笔者归纳整理出这些问题，试图挖掘其深层次的原因并施以正确的对策。 一、当前公文处理存在的主要问题 当前公文处理工作中存在的问题归纳起来主要有以下几点： 1．收文不及时。过去，单位之间一般都采用邮局寄送的方式传递文件，这种方式相对来说比较安全，但运送时间较长，一份文件从印制到送达接收者手中往往跨越多个工作日，给工作带来极大的不便，尤其是紧急性的文件，更是耽误事。后来，随着科学技术在办公领域的广泛应用，许多单位采用了电子公文的网络传输形式，这种传递方式具有方便快捷的特点，但也对接收人员提出了更高的要求，那就是接收人员必须即时接收。为此，不少单位还根据文件的紧急程度对接收时限提出了明确具体的要求。可现在的实际情况是，有些文书人员往往不能按要求即时接收，甚至有些滞后。还有一种情况，就是一些紧急文件是在下班后或者周末时间传送过来，由于无人值守致使出现接收空挡。笔者就曾遇到过这类情况。有一次上级部门要求周日上午9时开会，文件是周五晚上10时从专网上传递过来的，本来已经是下班后了´而且周六不上班，所以当上级部门打电话询问上报名单的时候我们还不知道这件事，为此，我们领导受到了上级的严厉批评。事后反思，如果我们周六来接收一遍就不会出现这种情况了。再有一种情况就是我们的网络系统有时会遭到人为的破坏或受自然灾害的影响等，也都能使公文不能及时接收。 2．来文登记不详细。过去我们接收的文件少，而且种类单一，所以对登记要求不是特别高。现在，由于信息大量增加，过去那种登记模式远远不能适应。比如，接收的紧急文件里如何体现紧急程度，会议通知类文件里写明的开会时间地点等因素在登记本里体现不出来。如果同时收到多份会议通知，应一一登记清楚，才能容易识别而不致出现混乱。如果不进行详细的登记，把这些细小的项目单独列出来，显然无法满足正常的工作需要。 3．办理文件不分轻重缓急。文书人员登记完毕后应该根据文件的内容分出轻重缓急，紧急的先办理，不紧急的后办理，这样才不致出现混乱的情况。而现实情况是有些力、文人员对文件不分轻重缓急，统统混杂在一起办理，—方面把紧急的当成普通的办理致使出现误事的情况。比如，有一份需上报材料的会议通知，从开会时间上看不着急，但从内容上看就需要立即办理，而我们的办文人员没有仔细阅览文件，致使承办部门延迟多日才看到文件，然后仓促应付材料，非常被动；另—方面就是把普通的文件也当成紧急的办理，不管领导正在干什么工作，急急忙忙找领导签批，其结果是不仅严重干扰了领导的正常办公，而且还会对办文人员本身产生一定的负面影响。 4．办理领导批示意见不灵活。这种情况体现在多方面。比如，领导批示多部门办理的，不灵活复印多份送这些部门，而是慢慢地一个部门一个部门依次传递致使事情耽误；遇有承办部门取文人不在时不是想方设法联系其他人员，而是干等；承办部门在取送文时没有登记详细的人员名单和时间；组织领导传阅文件时不根据领导是否出差等情况灵活调整传阅顺序而仍轮辐式传阅，死板教条；一些重要的、有办理期限的文件不催办；给远的承办单位发文件不用传真等简便灵活的方式，而是不顾实际情况要单位派人来取；给承办单位发送传真时也不电话确认单位是否收到、接收入是谁；通过办公网络上报参会名单时也不落实是否接收到；文件办理完毕后不及时整理注销等等。 5．归档文件不完整。有些文书人员在文件办理完毕后不能认真及时地进行整理；归档时不严格按照来文登记逐一核查文件是否存在，而是有多少归档多少，文件少没少，少几份，对于文件下落也不管不问，为以后查阅文件带来极大不便和隐患。 6．密级文件不保密。对于密级文件，有些文书人员不严格按照保密法规单独办理，而是和普通文件混杂在一起；绝密文件不在保密室组织领导传阅而是送领导办公室审阅；当领导不在办公室时不把文件收起；文件有时找不到也不向领导汇报，心存侥幸，想瞒就瞒，想压就压；还有的文书人员甚至违背保密规定对自己的亲朋好友等无关人员炫耀文件内容或把密级文件传递到互联网上等等。 二、问题存在的主要原因 笔者认为，出现上述问题的主要原因大体有以下四个方面： 1．责任心不强。思想认识不到位，没有充分认识到公文处理工作的重要性，认为公文处理无非就是收收发发，缺乏技术含量，对工作没有足够的激情和动力，没有责任感。 2．办文能力有限。有些文书人员虽然也喜欢干这项工作，但由于自身能力有限，对公文处理工作不大精通，缺乏变通能力，不知道具体情况具体分析，死板教条、不够灵活。 3．工作作风不严谨、粗心。一些文书人员工作作风不严谨、不细致，因此难以适应较为精细的公文处理工作。 4．保密意识淡薄。一些文书人员没有受过专门的保密教育和培训，缺乏保密意识，保密观念不强，也不懂一些必要的保密手段，致使发生泄密事件。 三、针对问题采取的相应对策 通过以上剖析，我们找出了这些问题存在的原因。在以后的`工作中，笔者认为，应从以下四个方面入手来改正这些问题： 1．培养文书人员的责任意识。首先，要选拔那些对这项工作有兴趣、热爱这项工作的同志。其次，要给他们讲清文书工作的性质及其重要性，逐步培养他们的责任意识，使他们明白责任是一种伟大的品格，是对自己工作的忠诚和信守，是人性的升华。只有具备对工作的高度责任感，才能用最佳的精神状态忘我地工作，并将自己的潜能发挥到极致。 2．加强业务培训，在实践工作中提高办文能力。要经常地让文书人员参加业务能力培训班，经常地与同行们沟通，使他们虚心学习、善于借鉴别人的优点和长处，在实践中学习，逐步提高办文能力并渐渐形成自己的力、文特色。 3．树立良好的职业道德。职业道德是人们在职业活动过程中应遵循的特定的职业思想和行为准则，是社会一般道德在职业中的具体体现。作为文书人员，必须在工作实践中树立良好的职业道德，勤于思考，恪尽职守，努力提高工作效率和工作能力。 4．加强保密教育。要通过各种方式加强对文书人员的保密教育，逐步增强文书人员的保密观念，通过一些正反两方面的案例深深触动他们的灵魂，坚决有效地抵御各种泄密现象的发生，让他们自觉地、有意识地做好保密工作。 （作者单位：山东东营胜利石油管理局办公室）
